coordinador de archivo 

código 60003 

Dependencia: 
Vicepresidencia Administrativa
Experiencia en el cargo:
4 años
Salario:
A convenir
Profesión:
Técnico en administración o Archivista o afines
Cantidad de vacantes:
1
Tipo de contrato:
Fijo


Propósito del cargo:

Responder por el archivo central y la gestión documental de las distintas áreas de la empresa, asegurando su adecuada clasificación, custodia y conservación.


Procesos de aprendizaje / Responsabilidad del cargo:

-Recepción, clasificación, codificación, organización por orden cronológico en sus respetivas carpetasy ubicación en las estanterías correspondientes del archivo central, de los documentos, libros de contabilidad y correspondencia, remitidos por las diferentes dependencias de la empresa.

- Administración y control de todos los documentos, libros de contabilidad y demás material documentado que se encuentra depositado y custodiado en el archivo central, entregando y recibiendo los mismos a los empleados de las dependencias que requieren su consulta y utilización.

- Elaboración y actualización de las tablas de retención documental, de acuerdo con las normas legales vigentes sobre la materia.

- Revisión e identificación de los documentos, que de acuerdo con las tablas de retención, pueden ser eliminados, previa autorización del comité de archivo (Presidente, Vicepresidente Administrativo, Revisor Fiscal), elaborando el acta correspondiente.

- Recopilar, fotocopiar y organizar la documentación requerida por el departamento de Gestión de Talento Humano, relacionada con los expedientes laborales de los trabajadores de la empresa, con destino a los asesores legales de la misma.

- Elaborar los consecutivos de la correspondencia enviada. -Actualizar los listados de expedientes laborales.

- Llevar el control de la entrega de medicamentos del botiquín oficina central y tramitar el pedido.

- Cambio de empastes y/o portadas (según sea el caso ) restauración de documentos de diferentes áreas en mal estado de años anteriores

- Correspondencia enviada por la Presidencia, Vicepresidencia Comercial y Administrativa. 

- Tramitar pedidos de papelería utilizadas por archivo.

- Empaste de los siguientes documentos: Rol de Administración: Astilleros, tripulantes, Cartagena, Barrancabermeja y Pensionados. Comprobantes de diario, Comprobantes de egreso, Recibos de caja, consignaciones y notas bancarias, Consecutivos de órdenes de compra, Consecutivos de las órdenes de pago.

- Responder a las señales de alerta que se activen durante una emergencia. -Cumplir con los requisitos contractuales, legales y de otra índole.

- Participar activamente en las actividades de su proceso y cumplir con lo establecido para evitar no conformidades e incidentes, manteniendo en reserva la información organizacional.

- Usar adecuadamente los equipos y/o herramientas a cargo y tramitar oportunamente ante el jefe inmediato los permisos, vacaciones, incapacidades, licencias, u otras novedades que conlleven a ausentarse de su puesto de trabajo y en caso de tener personal a cargo, realizar seguimiento permanente al cumplimiento de las anteriores disposiciones. 

- Identificar los peligros, riesgos, aspectos e impactos relacionados con sus actividades, definiendo, valorando y aplicando los controles requeridos en el día a día, informando a su jefe inmediato cualquier acto o condición que atente real o potencialmente contra su integridad, bienes, clientes, trabajadores, visitantes, contratistas, comunidad y/o el medio ambiente.

- Impulsar y propiciar los valores de NAVIERA FLUVIAL COLOMBIANA que son: honradez, lealtad, vocación de servicio, responsabilidad y compromiso en HSE.

- Las demás que sean asignadas por el Jefe Inmediato.


Competencias funcionales requeridas:
- Conceptos básicos en hse

- Conocimiento en técnicas de archivística e implicaciones legales de la administración documental

- Conocimientos básicos en sistemas de gestión de la calidad

- Manejo de herramientas informáticas y/o aplicativo del área de gestión

Conocimiento y cumplimiento de las funciones y responsabilidades en hse segun dpt (descripcion de puesto de trabajo)



Requisitos para aplicar:

N/A