ASISTENTE ADMINISTRATIVO

código 125 

Dependencia: 
Vicepresidencia Técnica y de Ingeniería
Experiencia en el cargo:
4 años
Salario:
A convenir
Profesión:
Profesional en administración de empresas
Cantidad de vacantes:
1
Tipo de contrato:
Término fijo - vacaciones


Propósito del cargo:

Actualiza todo lo concerniente a la implementación del SGI en la Vicepresidencia Técnica y de Ingeniería y elabora todas las requisiciones y órdenes de compra de los proveedores externos en el software MP2. Además apoya al proceso de administración de nómina en lo relacionado con diligenciamiento, transcripción, control y reporte de novedades tales como: vacaciones, incapacidades, permisos, compensatorios, horas extras, entre otras actividades; asegurando el cumplimiento de las especificaciones técnicas y de calidad.


Procesos de aprendizaje / Responsabilidad del cargo:

-Elaborar requisición y generar de órdenes de compra en el software MP2. 

-Coordinar y hacer seguimiento a la implementación del SGI, cálculo de Indicadores, planes de acción de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora de la Vicepresidencia Técnica y de Ingeniería.

-Revisar la facturación de los proveedores que suministran alimentación, transporte y leche al personal de astillero. 

-Elaborar informes de la Vicepresidencia Técnica y de Ingeniería.

-Actualizar Cuadro del Programa de Reparación Quinquenal de Botes con la información del estado de la flota que envía la Vicepresidencia de Operaciones y la Gerencia de HSE.

-Elaborar y envíar al Departamento de Gestión Talento Humano el formato de horas extras autorizadas por el Jefe de Mantenimiento del personal de máquinas contratadas en el Astillero y/o eventualmente cuando se presente esta novedad a bordo de los remolcadores.

-Hacer firmar listado de asistencia diaria a los tripulantes del remolcador que se encuentre temporalmente en reparación y remitirlo a la Coordinadora de Gestión del Talento Humano.

-Controlar y reportar permisos, compensatorios, incapacidades, autorizaciones de horas extras solicitados por los empleados del Astillero diariamente.

-Transcribir y/o diligenciar vales de almuerzo al personal de tripulantes con contrato de obra en Astillero y aprendices vinculados a la empresa, formato de permiso de salida del personal, solicitud de vacaciones de quienes lo soliciten, requisición para contratación de personal requerido en Astillero, formato para solicitud pago diferencia de sueldo por reemplazo, formato de autorización de bonificaciones ocasionales, formato de solicitud de anticipo de viaje para quienes lo soliciten.

-Entregar a los empleados del Astillero comprobantes de pago y de vacaciones quincenalmente. -Entregar carnets de afiliación a la caja de compensación y carnets de afiliación a la ARL.

-Solicitar el servicio de transporte adicional para el personal que labora horas extras los días sábados.

-Elaborar las cartas de retiro parcial de cesantías del personal de astillero que las solicita y se encarga de recoger la documentación requerida para este trámite.

-Recibir los certificados escolares de los hijos del personal que labora en el astillero para el trámi te de los auxilios que se entregan a principios de cada año.

-Canalizar los reclamos por descuentos, pago de horas extras, y otros que se presentan después del pago de cada quincena, los informa al Auxiliar del Talento Humano para dar respuesta a los mismos.

-Controlar diariamente la llegada de las rutas del personal al astillero.

-Colaborar con el Asistente Administrativo en algunas funciones como atención telefónica, archivo de correspondencia, relaciones de trabajo y facturación, recibo de correspondencia y cualquier otra actividad relacionada con el desempeño de sus funciones.

-Responder a las señales de alerta que se activen durante una emergencia. -Cumplir con los requisitos contractuales, legales y de otra índole.

-Participar activamente en las actividades de su proceso y cumplir con lo establecido para evitar no conformidades e incidentes, manteniendo en reserva la información organizacional.

-Usar adecuadamente los equipos y/o herramientas a cargo y tramitar oportunamente ante el jefe inmediato los permisos, vacaciones, incapacidades, licencias, u otras novedades que conlleven a ausentarse de su puesto de trabajo y en caso de tener personal a cargo, realizar seguimiento permanente al cumplimiento de las anteriores disposiciones.

-Identificar los peligros, riesgos, aspectos e impactos relacionados con sus actividades, definiendo, valorando y aplicando los controles requeridos en el día a día, informando a su jefe inmediato cualquier acto o condición que atente real o potencialmente contra su integridad, bienes, clientes, trabajadores, visitantes, contratistas, comunidad y/o el medio ambiente.

-Impulsar y propiciar los valores de NAVIERA FLUVIAL COLOMBIANA que son: honradez, lealtad, vocación de servicio, responsabilidad y compromiso en HSE.

-Las demás que sean asignadas por el Jefe Inmediato.


Competencias funcionales requeridas:
-Conceptos básicos en hse

-Conocimientos básicos en sistemas de gestión de la calidad

-Elaboración de informes

-Manejo de herramientas informáticas y/o aplicativo del área de gestión

-Técnicas de secretariado

-Conocimiento y cumplimiento de las funciones y responsabilidades en hse segun dpt (descripcion de puesto de trabajo)


Requisitos para aplicar:

N/A